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績效評估讓屬下皮皮剉,但其實也令主管一個頭兩個大。專家提供六大撇步,讓績效評估成為好工具,屬下成長、主管也受惠!

老實承認吧,沒有人喜歡績效評估:當主管的怨聲載道,視為畏途,做屬下的同樣「皮皮剉」,聞考績色變,還有專家更認為,績效評估太過主觀,毫無意義。「考績制度都是騙人的!」加州大學商學院教授卡伯特高聲痛批,他最近出版的新書,書名就叫做《廢掉績效評估吧!》。

但要廢除績效考核,未免太誇張了些,畢竟,績效評估是人才策略不可缺的一部份,主管做得好,幫助屬下進步成長,加強團隊戰力,絕對是好事。

「績效評估是績效管理的重頭戲,」管理顧問貝可(Robert Bacal)就強調,這是一種重要的雙向溝通過程:由主管和員工共同合作,針對員工過去一年的績效,達成某種共識。

評估時,必須盡量根據具體事實、參照資料(而非靠不住的記憶和主觀的感覺);即使員工有問題出現,焦點也不會放在責難上,而是要找出問題的成因,想出一套策略,防止問題再次發生。要讓績效評估成為有價值的管理工具,主管就必須學會使用正確的方法、養成正確的心態。

一、事前準備

1.自己蒐集和要求屬下準備所有跟評估有關的文件、資料;事先填好必要的表格;想好你希望這次評估帶來什麼成果。
2.提早在一至兩週前,就與屬下訂好評估面談時間。避開容易與其他工作要務衝突的時段,以免分心;而且一旦約好,就不要輕易更改時間。
3.備妥績效評估的議程或討論要點,最少在三天之前交給屬下,並歡迎屬下提出意見。
4.要求屬下事先進行自我評估,以便和主管的評估結果做一比較。
5.評估會議的時間長度,最好訂在四十五分鐘至一個小時。

二、如何進行

在《績效管理立即上手》一書中,貝可提出了進行績效評估面談的六個步驟:

1.營造氣氛、鎖定焦點:大部份員工都對自己的績效評估充滿焦慮不安,所以,主管應該創造一個讓他們可以放鬆的環境。找一個安靜、不受打擾的會議室或公司角落,可以關上門最好。邀請屬下同坐,在會議的前幾分鐘,建立讓雙方都感到舒適的氣氛。接著,直接將焦點帶到會議的內容與進行方式上。

2.使用績效計劃或評分表來評估:如果你的部門有一套明確的年度目標和績效計劃,這時,就可以逐一檢視,判斷屬下的達成度有多少。主管可以這樣起頭:「讓我們先來看看目標X,這是你今年最重要的一件工作,我想了解兩件事:第一,你覺得你是否達成了目標?第二,你的依據何在?」這種問法,可以鼓勵屬下做出自我評估,並且運用資料來證明自己的判斷。而主管也可以發表意見,但記得,你也應該舉出明確的事例、資料,來說明論點(不論正面或負面)。如果必須使用公司提供的評分系統,可以先要求屬下,按項目自我評分,然後你也提供自己的評斷。要是雙方的評分差異太大,那就做進一步討論溝通,直到找出彼此都能接受的折衷點。最好保留一些彈性,不要花費太多時間,爭論微小差異。

3.展開績效研判:「績效研判」是主管和員工一起找出績效成功或失敗真正原因的一項程序。所以,在做出評分之後,主管必須提問:在這個目標上,造成你發生落差的原因是什麼?你面臨了哪些障礙?你(和我)必須做出什麼改變,才能達到目標?進行績效研判,是為了找出原因,尋求解決之道,焦點鎖定在學習,而不是責難。要是你無法在評估面談時完成績效研判,可以在後續會議時繼續。

4.訂出行動計劃:在面談結束之前,主管應該花五到十分鐘,與屬下討論未來半年到一年內的行動計劃,至少找出五項優先行動方案,也許包括安排訓練指導、重新分配資源等。計劃裡應該明白列出:誰要做什麼、期限到什麼時候、績效應該如何調整,以及你會如何協助對方。行動計劃其實就是績效研判的延伸,如果你能找出阻礙過去績效的原因,就可以採取必要的行動來改善。

5.將談話紀錄建檔:建檔的部份應該包括討論內容和評估紀錄。如果使用的是評分表,所有完成的表格旁邊,都應該加註附帶的說明,以及任何意見不合的地方。另外,由於大部份公司都會把績效評估的資料,存放在永久個人檔案內,因此,主管和員工雙方都應該在文件上簽名。

6.安排後續會議:光靠開一次會,就想完成績效評估,簡直是天方夜譚。主管應該針對未完成或爭議較大的事項,預約後續的面談。特別是當原先的面談出現嚴重意見分歧時,後續會議常可發揮臨門一腳的功能,讓主管和員工在重新考量後,達成更高的共識。另外,也有專家建議,主管應該在績效評估後的十二週內,再安排一到三次的進度追蹤,每次的時間大約半小時。

三、面談小叮嚀

1.不論屬下的績效好壞,面談時,都要保持正面積極的態度;讓屬下感覺自己對公司有所貢獻,也看得到自己的未來前景。

2.績效評估關係到屬下、你自己和公司的成功,務必投入必要的時間與精力,把評估做好。

3.面談時,用沈著、慎重的方式,逐項檢視評估結果,在解釋個別項目時,清楚提出實例和你的回饋。回饋時,永遠先以正面的肯定開頭。

4.不要有意外:評估時,不該有意外發生。不要丟出讓屬下猝不及防、之前並沒有討論過的內容。

5.讓面談以正面方式結束,例如告訴屬下,「我相信你可以處理這些問題,如果有什麼地方需要我幫忙,一定要跟我說。」給她一個微笑,或握個手,讓對方知道你的誠意。

6.如果屬下的問題比較嚴重,或可能會有激烈反應,不妨事先與人資部門溝通,讓人資也列席評估會議。

7.不論屬下的表現有多好,你都應該明確指出,他們還有哪些可以改進的空間。
績效評估的6撇步

1.營造氣氛、鎖定焦點。
2.使用績效計劃或評分表來評估。
3.展開績效研判。
4.訂出行動計劃。
5.將談話紀錄建檔。
6.安排後續會議。
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